Digitalisierungsberatung für Ingenieurbüros

EHS-, Umwelt- und Arbeitssicherheitsbüros

Wer Unternehmen bei Umweltgutachten, Gefährdungsbeurteilungen, Gefahrstoffkatastern oder Arbeitssicherheitsbegehungen unterstützt, kennt das Muster: Die eigentliche Facharbeit ist erledigt, aber der Aufwand drumherum wächst weiter.

Begehungsprotokolle entstehen auf dem Klemmbrett und landen irgendwann in Word. Maßnahmenlisten leben in Excel, getrennt vom Bericht für den Kunden. Jahresberichte nach EMAS oder ISO 14001 werden jedes Mal neu zusammengesetzt, aus Quellen, die nie verbunden waren. Und wenn der Kunde fragt, welche Maßnahmen aus der letzten Begehung noch offen sind, braucht es ein Gespräch, keine Auswertung.

Das ist kein Disziplinproblem. Es ist ein Strukturproblem. Daten entstehen mehrfach, weil kein System sie einmal erfasst und dann weiterverwendet. Die Zeit, die darin steckt, fehlt bei der Facharbeit und auf der Rechnung.

Wir strukturieren genau diesen Ablauf. Kein Systemwechsel als Einstieg. Wir beginnen mit dem Audit: Welche Prozesse erzeugen den meisten Aufwand und wo liegt die Ursache. Danach bauen wir die Verbindungen, die noch fehlen, auf dem, was bereits läuft.

Wo es typischerweise hakt

Ingenieurbüros sind Wissensunternehmen. Ihre wertvollste Ressource ist die Zeit qualifizierter Fachleute. Und genau diese Zeit geht in Tätigkeiten, die eigentlich nicht Ingenieurarbeit sind.

Die Stundenerfassung läuft in Excel, getrennt vom Projektmanagementsystem. Am Monatsende stimmt nichts zusammen. Nachkalkulation ist deshalb eine Schätzung, keine Auswertung und ob ein Projekt rentabel war, weiß man oft erst, wenn das nächste schon läuft.

Angebote entstehen jedes Mal neu: aus alten Dokumenten, kopierten Textbausteinen, manuell berechneten HOAI-Honoraren. Wer das dreimal pro Woche macht, verliert Stunden für Kernarbeit.

Die Projektdokumentation entsteht nicht laufend, sondern retroaktiv. Besprechungsprotokolle, Planungsstände, Abnahmeunterlagen. Am Projektende ist unklar, was wann entschieden wurde und wo die Datei dazu liegt.

Ressourcenplanung fehlt oder lebt im Kopf der Geschäftsführung. Wer hat diese Woche Kapazität? Welches Projekt läuft in welchem Status? Diese Fragen brauchen in den meisten Büros ein Gespräch, nicht eine Auswertung.

Was wir tun

Kein Systemwechsel als Standardantwort. Wir beginnen mit dem Audit: Welche Prozesse erzeugen den meisten Aufwand und wo liegt die Ursache.

Stundenerfassung und Projektverwaltung verknüpfen wir so, dass Daten einmal entstehen und mehrfach genutzt werden für Abrechnung, Controlling und Berichterstellung. Die HOAI-Abrechnung automatisieren wir aus den Projektdaten heraus. Angebotsprozesse strukturieren wir mit Vorlagen und kalkulationsfähigen Modulen, die Zeit sparen ohne Individualität zu opfern. Und die Baudokumentation richten wir so ein, dass sie im Projektalltag entsteht, nicht daneben.